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Mieux gérer son temps : la boîte à idées
Mieux gérer son temps : la boîte à idées
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23 septembre 2010 | 2 commentaires
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Séverine Paroux, 1 article (Rédacteur)

Séverine Paroux

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Mieux gérer son temps : la boîte à idées

Mieux gérer son temps : la boîte à idées

Organiser ses journées, ses rangements, ses tâches ménagères, ses documents administratifs, ses repas, son budget… Une avalanche de contraintes qui nous semble souvent ingérable. Pourtant des solutions existent et peuvent vous apporter une aide très efficace, notamment avec l’émergence de nouvelles technologies et de nouveaux services.

 

A la maison, deux petites astuces toutes simples
 
 La boîte « fourre-tout » ou le classeur de rangement qui permet d’y déposer « en vrac » tous les courriers, les papiers, les petits mots notés au téléphone ou encore les notes prises ici et là se révèle d’une importance capitale. Ces quelques minutes d’investissement vous apportent la sérénité de pouvoir retrouver facilement tout document important.
 
 Le calendrier a également fait ses preuves. Noter sur un calendrier grand format, accroché astucieusement à un endroit stratégique pour toute la famille, tous les événements et les échéances importants est un sacré gain de temps. Ainsi, chaque membre de la famille a la possibilité d’y ajouter ses échéances et vous pourrez à tout moment, et surtout à l’avance, gérer les rendez-vous qui se chevauchent, les impossibilités…
 
Les nouvelles technologies nous facilitent la vie !
 
 L’organisation des week-ends fait aussi partie de la gestion de son temps. L’application pour iPhone Liza’s Simple Soirée vous facilite grandement les choses en créant vos événements, en ajoutant vos invités, en générant les listes de choses à faire ou à ne pas oublier, et en envoyant les invitations.
 
 Le très célèbre Google Calendar est aussi une valeur sûre. Synchronisable avec la plupart des smartphones, il peut aussi se partager avec vos proches. Il suffit de créer un compte Google.
 
 Pensez aussi aux courses sur Internet. Les cybermarchés en ligne se sont nettement améliorés : ils proposent plusieurs milliers de produits en ligne, des horaires de livraison étendus et des offres promotionnelles, notamment sur les frais de livraison. Un gain de temps très appréciable.
 
Aller plus loin dans la gestion des tracasseries domestiques ?
 
Bonne nouvelle, l’émergence de services toujours plus novateurs s’applique aussi dans le domaine de la gestion administrative personnelle. Voici deux exemples représentatifs de cette nouvelle tendance.
 
 Les assistants personnels ne sont désormais plus simplement de petits ordinateurs nomades qui nous rappellent sans cesse que… nous sommes en retard ! Ils prennent désormais figure humaine et s’installent chez vous pour s’occuper de votre boite fourre-tout. C’est ce que propose la société Officeo, qui met à votre service un assistant privé. Cette personne s’installe chez vous quelques heures, ponctuellement ou régulièrement, et effectue vos formalités administratives, depuis la simple rédaction de courrier, jusqu’à la constitution de dossiers (retraite par exemple), en passant par la gestion des factures ou encore les déclarations de changement de situation. Et là où le gain de temps peut s’avérer déterminant, c’est que cet assistant Officeo peut vous représenter physiquement auprès d’organismes comme une mairie, une CAF ou encore la CPAM. La tarification est faite à l’heure ou à la tâche, par exemple une prestation de conseil et de déclaration d’impôt. L’intérêt d’Officeo, c’est son statut d’entreprise de services à la personne agréée par l’Etat. Ainsi, les services facturés ouvrent droit à une réduction d’impôts de 50% par foyer fiscal dans la limite d’un plafond de 12 000 € par an (application de l’article 199 du code général des impôts). Le concept semble fonctionner, autant pour les particuliers que pour les professionnels.
 
 Officeo renforce votre accompagnement personnalisé grâce à son coffre fort électronique, que vous pourrez utiliser en complément de l’assistance privée. Non seulement il permet de stocker, trier et retrouver vos papiers importants à tout moment ; mais là où se situe la spécificité d’Officeo, c’est que votre assistant personnel peut à votre demande y transférer et y classer vos documents. Ainsi, vous y avez constamment et facilement accès. Vous avez même la possibilité d’y apposer des annotations ou d’y laisser des instructions qui seront aussitôt traitées par votre assistant personnel. Celui-ci vous aidera dans vos démarches, même si vous êtes à l’autre bout du monde ! Ce coffre fort répond à une norme s’appliquant au stockage des documents numériques, qui permet de faire reconnaître la valeur légale d’un document numérique en cas de besoin.
 
Gagner du temps au travail
 
Il n’est pas toujours évident de se retrouver dans l’accumulation de conseils et de méthodes pour mieux s’organiser au bureau. Pourtant quelques astuces fonctionnent vraiment comme celle d’arriver un peu plus tôt le matin, lorsque la vie de famille le permet. Ces précieuses minutes de calme avant l’arrivée des collègues permettent souvent d’avancer concrètement sur des dossiers, sans être dérangés.
L’organisation, c’est également une bonne gestion de l’espace. Organiser son bureau ou sa table de travail en « zones thématiques » aide à structurer sa pensée et à retrouver des documents sans avoir à entreprendre de longues fouilles.
 
Enfin, savoir déjouer les pièges de la boîte mail est un avantage précieux. Créer des répertoires thématiques, ou hiérarchiques selon les urgences à traiter est un principe qui a fait ses preuves. Classer les messages par couleur aussi… Et surtout, en dehors des périodes d’urgence, il faut se limiter à n’ouvrir sa boite mail que deux à trois fois par jour. Les risques de laisser passer un mail critique sont de toute façon minimes grâce aux systèmes d’alerte visuelle ou sonore à l’arrivée de tout nouveau message.
 
Prendre du bon temps !
 
La mise en place de ces quelques principes et services simples dans l’organisation de votre vie et de votre travail, vous permettra de dégager du temps libre. Des moments précieux dont vous disposerez pour prendre soin de vous, lire, faire du sport, passer du temps avec vos enfants, vos parents, vos amis… Et qui sait… à ne rien faire. Bref, vous trouverez enfin le temps pour ce qui est vraiment important pour vous.
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Mots-clés :
Bien-être Organiser
Commentaires
0 vote
(IP:xxx.xx4.135.58) le 23 septembre 2010 a 16H36
 (Visiteur)

surper article. Merci pour les conseils.

Dans les outils techno, il y a aussi www.home-bubble.com, un service web pour bien gérer et organiser son foyer au quotidien. Je vous laisse découvrir ;-) Et ça existe aussi sur iPhone (appli Gerez votre foyer)

0 vote
par Marie (IP:xxx.xx1.62.177) le 24 septembre 2010 a 16H09
Marie (Visiteur)

Merci beaucoup pour ces bons conseils :) Pour ce qui est de gagner du temps dans les tracasseries domestiques le site internet http://www.trouvea.fr m’a bien aidé pour choisir ma femme de ménage ; pour tous les besoins en aide à domicile (donc femme de ménage ou autre : nounou, jardinier...) vous pouvez l’utiliser pour comparer tous les professionnels près de chez vous qui proposent le service que vous cherchez ! grâce à ça j’ai pu choisir en fonction des tarifs et des avis qui avaient été déposés sur la société que j’ai choisi et j’ai pu choisir rapidement, sans me compliquer la vie en me demandant si je ne trouverais pas moins cher ailleurs ! voilà voilà pour ma contribution à la boite à idées !